O Governo publicou o Decreto no 10.278 estabelecendo a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar: a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; a confidencialidade e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Para que o documento digitalizado seja utilizado para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público é necessário que seja assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
Por outro lado, na relação entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. Caso não haja acordo, aplica-se na relação entre particulares as mesmas regras adotadas para a comprovação perante pessoa jurídica de direito público.
Após o processo de digitalização realizado conforme o decreto, o documento físico poderá ser descartado.
Os documentos digitalizados serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
O decreto se aplica aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos por pessoas jurídicas de direito público ou de direito privado. O decreto não se aplica aos: documentos nato-digitais; documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional; documentos em microfilme; documentos audiovisuais; documentos de identificação; e documentos de porte obrigatório.
O Decreto 10.278 regulamenta o disposto no art. 3º, X, da Lei nº 13.874/2019 e o art. 2º-A da Lei nº 12.682/2012 e entrou em vigor com a sua publicação em 19/03/2020.