A recente Portaria MTE nº 547, de 11 de abril de 2025 introduziu modificações e trouxe esclarecimentos na regulamentação das cotas de aprendizes e de pessoas com deficiência (PCDs) e reabilitados da Previdência Social, impactando diretamente a forma como as empresas gerenciam suas obrigações legais.
Nesse sentido, a norma encerra uma antiga dúvida ao determinar a exclusão expressa da base de cálculo, tanto para aprendizes quanto para PCDs, dos empregados afastados por incapacidade permanente (aposentadoria por invalidez). A lógica é que esses empregados não estão aptos a integrar ativamente a força de trabalho para os propósitos das cotas.
Uma regra que antes era praticada em fiscalizações, porém agora foi pacificada é a obrigatoriedade do arredondamento para cima em caso de frações no número de vagas, tanto para PCDs quanto para aprendizes.
Com relação à cota de aprendizes, as exclusões da base de cálculo agora são mais detalhadas, abrangendo, não apenas, cargos de direção, gerência ou confiança e funções de nível técnico ou superior, mas também (i) aprendizes já contratados permanentemente e (ii) empregados em regime de trabalho temporário.
Para a cota de PCD, a Portaria reafirma que o percentual de 2% a 5% (conforme o porte da empresa) deve considerar o total de empregados da empresa em todo o território nacional, somando todos os estabelecimentos, consolidando o conceito de “estabelecimento” para fins de cota de apuração da cota.
Adicionalmente, a Portaria formaliza que a comprovação da condição de PCD para fins de cumprimento da reserva legal pode ser feita por certificado de reabilitação do INSS ou laudo médico detalhado, conforme o Art. 14, inciso II, alínea “g”, da Portaria MTP nº 671/2021, alterado por esta nova regulamentação.
Por fim, outro ponto de atenção é a elaboração do cálculo da cota de PCD em contratos intermitentes. Apesar desses trabalhadores integrarem a base de cálculo da reserva legal, os empregados PCD contratadas nessa modalidade não são considerados para o cumprimento efetivo da cota. Isso exige extrema cautela nos cálculos para garantir a conformidade real da empresa.
O MTE introduziu, ainda, um sistema eletrônico no portal gov.br para a emissão automática das certidões de cumprimento das cotas, já implementado e que é atualizado diariamente.
Importante ressaltar que as certidões emitidas pelo sistema utilizarão exclusivamente os dados do eSocial, sem validação prévia pela Secretaria de Inspeção do Trabalho (SIT).
Tal modelo representa uma mudança paradigmática, pois transfere a responsabilidade integral pela precisão e veracidade das informações prestadas ao eSocial para o empregador.
Desse modo, eventuais informações prestadas de maneira indevida, incorreta, inexata, falsa ou que contenha omissões sujeitarão a empresa às sanções legais, que podem incluir multas administrativas substanciais, instauração de processos administrativos e até mesmo ações civis públicas.
A emissão da certidão pelo sistema não exime a empresa de fiscalizações posteriores ou da aplicação de multas, caso irregularidades sejam detectadas.
É crucial destacar que, para casos específicos resultantes de decisões judiciais ou termos de compromisso (como Termos de Ajustamento de Conduta – TAC ou Termos de Ajuste de Fiscalização – TAF), as certidões não serão emitidas automaticamente pelo sistema.
Nestas situações, a solicitação deve ser feita via Sistema Eletrônico de Informações (SEI/MTE) diretamente à SIT, demandando um processo manual e específico.
Por fim, a certidão eletrônica de cumprimento das cotas se tornará obrigatória para a participação em licitações públicas (Art. 6º c/c Lei nº 14.133/2021).
Isso significa que empresas que buscam contratos com o poder público precisarão comprovar sua regularidade com as cotas, sob pena de inabilitação, adicionando mais um ponto de atenção estratégico.
A Portaria MTE nº 547/2025, ao mesmo tempo em que busca desburocratizar o processo de emissão de certidões, impõe desafios significativos e exige uma gestão de conformidade mais proativa, transparente e tecnicamente precisa.
Mais do que apenas atualizar e esclarecer regras, a nova Portaria transfere responsabilidades ampliadas aos empregadores, exigindo precisão e veracidade das informações declaradas no sistema do eSocial.
Compreender profundamente essas alterações não é apenas uma questão de conformidade, mas uma estratégia essencial para mitigar riscos jurídicos e fiscais, assegurando a sustentabilidade e a reputação das empresas em futuras fiscalizações.